行政助理職位內(nèi)容

一、職位概述

1.職位定義

-行政助理在公司行政體系中的定位

-對(duì)公司日常運(yùn)營(yíng)的支持作用

2.匯報(bào)關(guān)系

-直屬上級(jí)職位

-可能涉及的跨部門(mén)協(xié)作與溝通對(duì)象

二、主要工作職責(zé)

（一）日常辦公事務(wù)管理

1.文件與檔案管理

-文件收發(fā)登記

-內(nèi)外部文件接收、登記流程

-緊急與重要文件的特殊處理

-檔案整理歸檔

-分類標(biāo)準(zhǔn)與方法

-檔案存儲(chǔ)與保管措施

-檔案檢索與調(diào)閱服務(wù)

-文件銷毀

-鑒定標(biāo)準(zhǔn)

-執(zhí)行流程與記錄

2.辦公用品管理

-需求調(diào)研與計(jì)劃制定

-各部門(mén)需求收集方式

-制定采購(gòu)計(jì)劃的依據(jù)與周期

-采購(gòu)實(shí)施

-供應(yīng)商篩選與評(píng)估

-采購(gòu)流程與議價(jià)策略

-庫(kù)存管理

-出入庫(kù)登記

-定期盤(pán)點(diǎn)與庫(kù)存監(jiān)控

-積壓與短缺處理

3.辦公環(huán)境維護(hù)

-辦公區(qū)域清潔與衛(wèi)生監(jiān)督

-保潔工作安排與標(biāo)準(zhǔn)檢查

-公共區(qū)域環(huán)境維護(hù)

-辦公設(shè)施管理

-設(shè)施設(shè)備的登記與清查

-日常故障報(bào)修與維修跟進(jìn)

-設(shè)施設(shè)備的定期維護(hù)與更新建議

（二）會(huì)議與活動(dòng)支持

1.會(huì)議組織協(xié)助

-會(huì)前準(zhǔn)備

-會(huì)議室預(yù)訂與設(shè)備調(diào)試

-會(huì)議資料的收集、整理與分發(fā)

-會(huì)議通知的起草與發(fā)送

-會(huì)中服務(wù)

-會(huì)議簽到與記錄

-現(xiàn)場(chǎng)秩序維護(hù)與突發(fā)情況處理

-會(huì)后跟進(jìn)

-會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)與分發(fā)

-決議事項(xiàng)的跟蹤與反饋

2.活動(dòng)策劃執(zhí)行

-活動(dòng)策劃協(xié)助

-各類活動(dòng)（團(tuán)建、慶典、培訓(xùn)等）的策劃參與

-創(chuàng)意貢獻(xiàn)與方案細(xì)化

-活動(dòng)籌備

-物資采購(gòu)與場(chǎng)地布置

-人員邀請(qǐng)與溝通協(xié)調(diào)

-活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行

-流程把控與人員引導(dǎo)

-活動(dòng)效果記錄與反饋收集

-活動(dòng)總結(jié)

-費(fèi)用核算與報(bào)銷

-經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)與報(bào)告撰寫(xiě)

（三）行政溝通協(xié)調(diào)

1.內(nèi)部溝通

-部門(mén)間信息傳遞

-常規(guī)信息傳達(dá)方式與頻率

-重要信息的及時(shí)溝通與確認(rèn)

-跨部門(mén)協(xié)作協(xié)調(diào)

-項(xiàng)目協(xié)作中的問(wèn)題協(xié)調(diào)與解決

-促進(jìn)部門(mén)間合作氛圍營(yíng)造

2.外部溝通

-與供應(yīng)商溝通

-采購(gòu)相關(guān)溝通事項(xiàng)（交貨、質(zhì)量等）

-合作關(guān)系維護(hù)與拓展

-與訪客溝通

-來(lái)訪接待安排與引導(dǎo)

-對(duì)外形象展示與信息傳達(dá)

（四）領(lǐng)導(dǎo)行政事務(wù)協(xié)助

1.日程管理

-日程安排與沖突協(xié)調(diào)

-日程變更的及時(shí)通知與調(diào)整

2.出行安排

-機(jī)票、酒店預(yù)訂與行程規(guī)劃

-出差相關(guān)事務(wù)協(xié)調(diào)（如接送機(jī)、當(dāng)?shù)匕才诺龋?/p>

3.交辦任務(wù)處理

-臨時(shí)性任務(wù)接收與記錄

-任務(wù)執(zhí)行與進(jìn)度匯報(bào)

三、任職要求

（一）知識(shí)技能

1.專業(yè)知識(shí)

-行政管理相關(guān)知識(shí)

-辦公軟件（Word、Excel、PPT等）熟練運(yùn)用

2.語(yǔ)言能力

-書(shū)面與口頭表達(dá)清晰準(zhǔn)確

-可能涉及的外語(yǔ)能力要求（依公司業(yè)務(wù)而定）

（二）素質(zhì)能力

1.溝通協(xié)調(diào)

-良好的人際溝通能力

-問(wèn)題協(xié)調(diào)與解決能力

2.組織執(zhí)行

-活動(dòng)與會(huì)議組織能力

-任務(wù)執(zhí)行與時(shí)間管理能力

3.應(yīng)變抗壓

-應(yīng)對(duì)突發(fā)情況的靈活性

-面對(duì)工作壓力的調(diào)適能力

（三）工作態(tài)度

1.責(zé)任心

-對(duì)工作任務(wù)的高度負(fù)責(zé)

-注重細(xì)節(jié)與工作質(zhì)量

2.服務(wù)意識(shí)

-為內(nèi)部員工與外部訪客提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的意識(shí)

-主動(dòng)積極解決問(wèn)題的態(tài)度