一、日常事務(wù)管理 文件與檔案管理 負責文件的收發(fā)、登記、分類、歸檔和保管。同時，建立電子檔案系統(tǒng)，對重要文件進行掃描備份，防止文件丟失。 定期對檔案進行整理和清理，銷毀過期或無用的文件。 辦公用品管理 統(tǒng)計公司各部門辦公用品的需求，進行采購、發(fā)放和庫存管理。在采購時，需要比較不同供應(yīng)商的價格和質(zhì)量，選擇性價比高的產(chǎn)品。 維護辦公用品的庫存清單，確保辦公用品的充足供應(yīng)，同時避免庫存積壓。 辦公環(huán)境維護 負責辦公區(qū)域的清潔、綠化和設(shè)施設(shè)備的維護。包括安排保潔人員定期打掃辦公室、會議室等區(qū)域，檢查綠植的生長情況并及時澆水或更換，聯(lián)系維修人員對損壞的辦公桌椅、電腦、打印機等設(shè)備進行維修。 合理規(guī)劃辦公空間，安排辦公家具和設(shè)備的擺放，營造舒適、整潔的辦公環(huán)境。 二、會議與活動組織 會議組織 安排會議的時間、地點、議程和參會人員。在確定會議時間之前，需要協(xié)調(diào)各參會人員的日程安排，選擇合適的會議室，并提前準備好會議所需的文件、資料、投影儀等設(shè)備。 負責會議的通知、簽到和記錄工作。及時準確地將會議信息傳達給參會人員，會議期間做好簽到表的記錄，會后整理會議紀要，發(fā)送給相關(guān)人員，確保會議決策能夠得到有效執(zhí)行。 活動策劃與執(zhí)行 策劃和組織公司內(nèi)部的團建活動、年會、慶典等活動。從活動的主題構(gòu)思、場地選擇、節(jié)目安排到餐飲、禮品等細節(jié)都要精心策劃。 協(xié)調(diào)活動中的各方資源，包括供應(yīng)商、場地工作人員等，確?；顒拥捻樌M行?；顒咏Y(jié)束后，還要對活動進行總結(jié)和評估，收集員工的反饋意見，為下次活動提供經(jīng)驗參考。 三、人事行政支持 員工入職與離職手續(xù)辦理 協(xié)助新員工辦理入職手續(xù)，包括準備辦公設(shè)備、發(fā)放工作用品、介紹公司規(guī)章制度等。 辦理員工離職手續(xù)，確保離職流程的合規(guī)性。 考勤管理 負責員工考勤系統(tǒng)的維護和管理，記錄員工的出勤情況。 監(jiān)督員工的考勤紀律，對遲到、早退等情況進行提醒和記錄。 四、對外溝通協(xié)調(diào) 接待來訪客人 接待來訪的客戶、合作伙伴等，安排好接待流程。包括提前了解來訪人員的基本信息和來訪目的，在前臺熱情迎接，引導至會議室，提供茶水等服務(wù)。 與外部單位聯(lián)絡(luò)溝通 與政府部門、供應(yīng)商、物業(yè)公司等外部單位保持良好的溝通和合作關(guān)系。

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12月9日 15:09

程女士

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一、行政事務(wù)支持 日程安排 負責董事長的日常行程規(guī)劃。這需要和各個部門及外部合作伙伴溝通，協(xié)調(diào)會議、商務(wù)宴請、出差等活動的時間。例如，要根據(jù)會議的重要性和緊急程度，合理安排董事長參加公司內(nèi)部的戰(zhàn)略規(guī)劃會議、部門匯報會議，以及與重要客戶的商務(wù)洽談會議等。同時，還要考慮行程中的交通時間、休息時間等細節(jié)，確保董事長的日程緊湊且合理。 及時更新日程安排。如果出現(xiàn)突發(fā)情況，如緊急會議插入或者某個活動時間變更，要迅速調(diào)整并通知相關(guān)人員，保證董事長的工作能夠順利開展。 文件管理 協(xié)助董事長處理各種文件。包括對文件進行分類整理，如將公司的戰(zhàn)略文件、財務(wù)報告、業(yè)務(wù)合同等分類存放，方便董事長查閱。對于重要文件，要做好工作，如將涉及公司核心商業(yè)機密的文件存放在有嚴格措施的文件柜中。 負責文件的起草和審核。根據(jù)董事長的指示，起草一些內(nèi)部通知、會議紀要、商務(wù)信函等文件。在起草過程中，要準確傳達董事長的意圖，并且在語言風格上符合商務(wù)規(guī)范。同時，對提交給董事長簽署的文件進行初步審核，檢查文件格式、內(nèi)容準確性等基本要素。 信息傳達 作為董事長與公司內(nèi)部各部門以及外部合作伙伴之間的信息橋梁。在公司內(nèi)部，及時將董事長的指示傳達給各個部門負責人，并且跟進指示的執(zhí)行情況。例如，董事長要求市場部調(diào)整營銷策略，助理就要將具體要求詳細地告知市場部經(jīng)理，并定期詢問策略調(diào)整的進度。 在對外溝通方面，接收并轉(zhuǎn)達外部的重要信息給董事長。比如，合作伙伴發(fā)送的合作意向書、行業(yè)協(xié)會發(fā)布的最新行業(yè)動態(tài)等信息，要及時篩選并匯報給董事長，以便董事長能夠及時掌握相關(guān)信息并做出決策。 二、會議組織與協(xié)調(diào) 會議籌備 組織公司內(nèi)部的各種會議。包括確定會議主題、議程、時間、地點等基本要素。例如，對于年度股東大會，要提前幾個月開始籌備，選擇合適的會議場地，安排會議設(shè)備的租賃（如投影儀、音響系統(tǒng)等），準備會議資料（包括財務(wù)報表、年度報告等）。 邀請參會人員。根據(jù)會議性質(zhì)和需要，向公司內(nèi)部的高管、部門負責人，以及外部的股東、嘉賓等發(fā)送會議邀請，并且及時收集和確認參會人員的回執(zhí)信息，以便安排會議的座位、餐飲等相關(guān)事宜。 會議現(xiàn)場管理 會議期間，負責會議的現(xiàn)場秩序維護。確保會議按照預定的議程進行，提醒發(fā)言人員注意時間控制，處理可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如設(shè)備故障、參會人員的臨時提問等。例如，如果在會議過程中投影儀出現(xiàn)故障，要及時聯(lián)系技術(shù)人員進行維修，保證會議能夠順利進行。 記錄會議內(nèi)容。準確記錄會議中的重要觀點、決策、任務(wù)分配等內(nèi)容，形成會議紀要。會議紀要要在會后及時整理并發(fā)送給相關(guān)人員，作為后續(xù)工作的依據(jù)。 三、商務(wù)活動協(xié)助 商務(wù)接待 當有重要客戶、合作伙伴或政府官員來訪時，參與商務(wù)接待工作。從接待方案的制定，包括接待的流程、接待人員的安排、參觀路線的規(guī)劃等，到具體的接待實施。例如，要提前了解來訪人員的喜好和特殊需求，安排合適的交通工具接送，預訂符合來訪人員口味和檔次的餐飲場所等。 在接待過程中，負責介紹公司的基本情況、業(yè)務(wù)范圍等相關(guān)信息，展示公司的良好形象。陪同來訪人員參觀公司的生產(chǎn)車間、研發(fā)中心等重要部門，解答他們的疑問，為雙方的合作或交流營造良好的氛圍。

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12月9日 15:05

程女士

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一、活動前準備工作 場地布置協(xié)助 根據(jù)活動的類型、主題和規(guī)模，協(xié)助布置接待場地。這包括擺放桌椅、布置背景板、懸掛橫幅等。 檢查場地的設(shè)施設(shè)備是否完好。如果發(fā)現(xiàn)問題，及時通知相關(guān)人員進行維修或調(diào)整，以保證活動期間的正常使用。 物資準備 準備接待所需的各種物資。簽到冊的設(shè)計要符合活動的風格，筆要保證書寫流暢；胸花的制作要精致，體現(xiàn)活動的檔次。 提前將物資放置在合適的位置。 熟悉活動流程和嘉賓信息 詳細了解活動的流程安排，包括開場時間、演講環(huán)節(jié)、互動環(huán)節(jié)、用餐時間等。這樣才能在接待過程中準確地引導嘉賓，告知他們下一步的活動內(nèi)容。 牢記嘉賓的信息。對于重要嘉賓，還需要了解其特殊需求或偏好，例如有的嘉賓可能對某些食物過敏，接待員就需要提前和餐飲部門溝通，為嘉賓提供合適的餐飲選擇。 二、接待工作 迎接賓客 在活動入口處或指定接待區(qū)域，以熱情、友好的姿態(tài)迎接每一位賓客。微笑是最基本的要求，同時要保持良好的體態(tài)，站姿端正。使用禮貌用語。 根據(jù)嘉賓的身份和重要程度，安排合適的迎接方式。對于貴賓，可能需要安排專人引導車輛停放，并陪同其進入活動場地；對于普通嘉賓，也要及時引導他們前往簽到區(qū)。 簽到引導 引導賓客到簽到臺進行簽到。在簽到過程中，協(xié)助賓客填寫信息。 對于一些大型活動，可能會采用電子簽到系統(tǒng)，接待員要熟悉其操作方法，幫助賓客完成簽到手續(xù)，如掃描二維碼或刷身份證等方式。 座位引導 根據(jù)活動的座位安排，引導賓客就座。對于有桌簽的活動，要準確地將賓客帶到對應(yīng)的座位；對于沒有桌簽的活動，要按照一定的規(guī)則引導賓客就座。 在引導過程中，要注意照顧賓客的行走速度，特別是對于行動不便的賓客，要提供必要的幫助，如攙扶等。 現(xiàn)場服務(wù) 在活動進行過程中，關(guān)注賓客的需求。及時為賓客提供茶水、飲料等服務(wù)。添茶時要注意動作輕緩，避免打擾賓客。 協(xié)助解決現(xiàn)場出現(xiàn)的一些小問題。如果遇到無法解決的問題，要及時通知相關(guān)負責人進行處理。 三、送別工作 活動結(jié)束引導 活動結(jié)束后，引導賓客有序離場。對于有禮品發(fā)放的活動，要按照規(guī)定為賓客發(fā)放禮品。 向賓客表達感謝 車輛安排協(xié)助 如果活動提供車輛接送服務(wù)，要協(xié)助賓客安排車輛。幫助賓客搬運行李，引導他們上車，并告知司機目的地等信息。 場地清理協(xié)助 在賓客全部離場后，協(xié)助清理活動場地。收拾剩余的物資

北京·通州區(qū)

12月9日 15:03

程女士

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