一、核心文書與文檔管理

1.文件處理與歸檔：

接收、登記、分發(fā)公司內(nèi)外部往來文件（郵件、快遞、通知等）。

起草、打印、復印、掃描各類文件、報告、信函、合同、通知等（如會議紀要、工作聯(lián)系單、進度報告、行政通知等）。

建立和維護完善的文件管理系統(tǒng)（電子和紙質(zhì)），確保文件分類清晰、易于查找、安全保密。這對建筑項目海量的圖紙、合同、變更單、驗收資料等尤為重要。

負責項目相關(guān)文件（如施工圖紙、技術(shù)規(guī)范、合同、變更指令、驗收資料、竣工資料等）的接收、登記、分發(fā)、傳遞和歸檔管理。

二、日常行政與辦公支持

1.前臺與接待：接聽、轉(zhuǎn)接電話，禮貌接待來訪客人。處理基本的咨詢和信息傳達。

2.會議與活動組織：

安排會議室，準備會議所需設(shè)備（投影儀、音響等）。

負責項目會議、公司內(nèi)部會議的記錄與整理，編寫會議紀要并及時分發(fā)。

協(xié)助組織公司內(nèi)部活動或外部接待。

3.辦公用品與設(shè)備管理：

負責辦公用品的采購申請、領(lǐng)取、發(fā)放和庫存管理。

管理辦公設(shè)備的日常維護、報修（如打印機、復印機等）。

管理辦公環(huán)境整潔。

4.考勤與人事輔助：

協(xié)助統(tǒng)計、匯總員工考勤記錄（部分公司）。協(xié)助辦理新員工入職、離職的相關(guān)手續(xù)（如辦公用品領(lǐng)取、工位安排等）。

管理員工檔案（部分基礎(chǔ)信息）。

三、項目協(xié)調(diào)與溝通支持

1.信息傳遞樞紐：

作為項目團隊（項目經(jīng)理、工程師、施工員等）與公司職能部門（行政、人事、財務(wù)）、以及外部單位（甲方、監(jiān)理、分包商、供應(yīng)商）之間的重要溝通橋梁。

及時、準確地傳遞項目相關(guān)信息、文件、指令。

2、分包商/供應(yīng)商協(xié)調(diào)支持：

協(xié)助處理與分包商、供應(yīng)商的日常文件往來（如收發(fā)送貨單、聯(lián)系函等）。

協(xié)助安排分包商/供應(yīng)商來訪接待。

四、建筑行業(yè)特定職責

1.工程圖紙管理：

接收、登記、分發(fā)不同版本的施工圖紙、設(shè)計變更圖紙。

確保圖紙的有效版本在現(xiàn)場和相關(guān)部門流通，及時回收作廢圖紙。

協(xié)助圖紙的復印、掃描、裝訂。

2.合同管理輔助：

協(xié)助登記、歸檔工程合同、分包合同、采購合同。

管理合同臺賬。

五、其他職責

1.領(lǐng)導交辦的其他工作：處理上級臨時安排的各種行政或項目支持性事務(wù)

2.保密工作：嚴格遵守公司保密規(guī)定，妥善保管涉密文件和敏感信息。

六關(guān)鍵能力與素質(zhì)要求

1.熟練的辦公軟件操作，優(yōu)秀的溝通協(xié)調(diào)能力，對內(nèi)對外都需要清晰、準確、禮貌地溝通。

2.細致認真與責任心：文件管理、數(shù)據(jù)錄入、報銷審核等工作容錯率低，必須嚴謹。

3.良好的組織與時間管理能力；

4.學習能力；