一、形象接待與行政服務(核心門面職能)

這是前臺最基礎和最重要的工作，直接代表公司形象。

1.接待訪客：熱情、禮貌地接待每一位來訪者，進行登記、發(fā)放訪客證、通知被訪人員，并引導至會客區(qū)或會議室。

2.接聽總機電話：熟練接聽公司總機電話，準確轉(zhuǎn)接至相應部門或人員，做好留言記錄，并處理一般的電話咨詢。

3.收發(fā)管理：

·信件與快遞：負責公司日常信件、報刊、雜志的簽收、登記與分發(fā)。

·寄送服務：協(xié)助員工寄發(fā)快遞和文件，并做好登記和費用統(tǒng)計。

4.會議室管理：

·預約、登記和分配會議室。

·布置會議室，準備會議所需設備（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)）。

·會后清理，確保會議室整潔。

二、日常行政與后勤支持(運營保障職能)

這部分工作確保辦公室日常運營的順暢。

1.辦公環(huán)境維護：監(jiān)督辦公區(qū)域的整潔，與保潔人員溝通，確保環(huán)境舒適；監(jiān)督綠植的維護。

2.辦公用品管理：

·負責前臺、會議室等公共區(qū)域辦公用品的申領、保管和發(fā)放（如紙巾、礦泉水、文具等）。

·有時也協(xié)助行政專員進行全公司辦公用品的庫存管理、采購申請和發(fā)放。

3.行政費用處理：整理和統(tǒng)計前臺的日常行政費用，如快遞費、飲用水費等，并提交。

4.鑰匙管理：保管和管理公司大門、會議室等鑰匙。

三、基礎人事輔助工作(橋梁職能)

在很多公司，前臺也會協(xié)助人力資源部門完成一些基礎工作。

1.面試接待：接待前來面試的候選人，安排他們填寫表格、等候，并通知面試官。

2.員工考勤：部分公司會由前臺負責監(jiān)督員工打卡，統(tǒng)計外出登記，并在月底整理考勤數(shù)據(jù)交給HR。

3.員工活動支持：協(xié)助HR或行政部門籌備和組織公司活動、會議、年會等，可能負責簽到、物料準備等工作。

四、其他臨時性工作

完成上級領導或相關部門交辦的其他臨時性任務。

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行政前臺所需的核心能力與素質(zhì)：

·形象氣質(zhì)佳：穿著得體，舉止大方，代表公司形象。

·出色的溝通能力：語言表達清晰、禮貌，善于與不同的人打交道。

·熟練的辦公軟件操作：熟練使用Word,Excel,PowerPoint等進行文檔處理和簡單數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

·細心與責任心：工作瑣碎，需要非常細心和有責任感，避免出錯。

·應變能力：能妥善處理一些突發(fā)情況，如訪客投訴、電話沖突等。

·服務意識：具有強烈的主動服務意識，樂于助人。

·保密意識：會接觸到公司內(nèi)部通訊錄、管理層行程等信息，必須嚴格保密。

總而言之，行政前臺是一個多功能復合型崗位，看似簡單，實則對個人的綜合素質(zhì)要求很高，是許多職場新人進入行政、人事領域的絕佳起點。