一、訪客接待與管理來訪登記流程：主動(dòng)詢問訪客姓名、來訪事由、預(yù)約對(duì)象，核對(duì)預(yù)約信息（如無預(yù)約需聯(lián)系被訪者確認(rèn)）。操作：紙質(zhì)登記或掃碼錄入系統(tǒng)，發(fā)放訪客證（標(biāo)注有效期），提醒訪客離時(shí)歸還。示例：對(duì)政府檢查人員，需立即通知負(fù)責(zé)人接待，并記錄檢查事項(xiàng)。引導(dǎo)與服務(wù)通知被訪者：用內(nèi)部電話/企業(yè)微信聯(lián)系被訪員工，告知訪客已到。等候區(qū)服務(wù)：提供茶水、雜志、WIFI密碼，每15分鐘詢問是否需續(xù)茶或協(xié)助溝通進(jìn)度。特殊情況：對(duì)情緒激動(dòng)的訪客，保持冷靜，安撫情緒并及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。二、來電接聽與轉(zhuǎn)接接聽規(guī)范話術(shù)：鈴響3聲內(nèi)接聽，使用“您好，XX公司，請(qǐng)問需要什么幫助？”。記錄：用便簽紙或電子表格記錄來電時(shí)間、對(duì)方姓名、需求及處理結(jié)果。示例：客戶投訴產(chǎn)品質(zhì)量問題，記錄后轉(zhuǎn)接客服部并跟進(jìn)處理進(jìn)度。轉(zhuǎn)接與留言轉(zhuǎn)接原則：優(yōu)先轉(zhuǎn)接至相關(guān)部門（如銷售部、財(cái)務(wù)部），無人接聽時(shí)詢問是否留言或回?fù)?。隱私保護(hù)：代接私人電話需提前征得對(duì)方同意（如“XX，有電話需要我轉(zhuǎn)達(dá)嗎？”）。三、信件與快遞管理收件處理簽收檢查：核對(duì)快遞單信息（收件人、部門、物品類型），當(dāng)面拆封貴重物品（如發(fā)票、合同）。分發(fā)流程：普通快遞放至指定貨架，重要文件親自送至部門負(fù)責(zé)人手中。示例：收到法務(wù)函件，立即轉(zhuǎn)交法務(wù)部并讓其簽字確認(rèn)。寄件操作填單要求：協(xié)助員工填寫收件人信息（含聯(lián)系人電話）、物品名稱（如“樣品”“資料”），避免模糊描述。費(fèi)用控制：優(yōu)先使用公司合作快遞（如順豐月結(jié)賬戶），每月整理寄件清單對(duì)接財(cái)務(wù)報(bào)銷。四、前臺(tái)區(qū)域管理環(huán)境維護(hù)每日任務(wù)：擦拭臺(tái)面、整理宣傳冊(cè)、補(bǔ)充紙巾/茶包，檢查綠植澆水。設(shè)備管理：每天下班前關(guān)閉飲水機(jī)、咖啡機(jī)電源，每周清潔微波爐。安全監(jiān)督門禁管控：非工作時(shí)間訪客需登記身份證信息并聯(lián)系被訪者確認(rèn)。應(yīng)急處理：熟記消防器材位置，遇火災(zāi)/停電等突發(fā)情況按預(yù)案疏導(dǎo)人群。五、行政協(xié)作支持辦公用品管理前臺(tái)物資：管理訪客登記本、簽字筆、一次性水杯等，庫(kù)存不足時(shí)提交采購(gòu)申請(qǐng)。借用登記：其他部門借用復(fù)印機(jī)、訂書機(jī)等需填寫《物品借用表》，歸還時(shí)檢查完好性。會(huì)議支持前期準(zhǔn)備：根據(jù)會(huì)議通知布置場(chǎng)地（橫幅、桌簽）、調(diào)試投影儀/麥克風(fēng)?，F(xiàn)場(chǎng)服務(wù)：會(huì)議中續(xù)茶水、協(xié)助簽到，會(huì)后及時(shí)回收道具（如未喝完的瓶裝水統(tǒng)一收集）。六、職業(yè)形象與禮儀著裝要求工作日穿著統(tǒng)一工裝或商務(wù)休閑裝（如襯衫+西裝褲），化淡妝，禁止染發(fā)、美甲過于夸張。禮儀細(xì)節(jié)接待姿態(tài)：坐姿端正，雙手自然擺放，避免翹二郎腿或玩手機(jī)。送別禮儀：訪客離開時(shí)起身微笑目送，說“慢走，歡迎再來”。七、其他臨時(shí)性工作協(xié)助HR接收簡(jiǎn)歷（分類放置、通知面試時(shí)間）。替請(qǐng)假同事代收快遞或轉(zhuǎn)交鑰匙。配合行政部門完成節(jié)日裝飾、活動(dòng)拍照等任務(wù)。